Hoe u een bewaarbeleid voor gedeelde mailboxen toepast in Office 365

Als het gaat om het veilig houden van uw gegevens, is een van de beste dingen die u kunt doen een bewaarbeleid voor gedeelde mailboxen toepassen in Office 365. Dit helpt ervoor te zorgen dat uw gegevens goed worden beschermd en dat u er altijd toegang toe hebt wanneer u ze nodig hebt naar. Er zijn een paar verschillende manieren om een ​​bewaarbeleid voor gedeelde mailboxen in te stellen, maar het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat u de opties begrijpt en begrijpt hoe ze werken. Een van de eerste dingen die u moet doen, is beslissen welk type gegevens u wilt bewaren en voor hoe lang. Er zijn twee hoofdtypen gegevens die u kunt bewaren: berichten en items. Berichten zijn het meest voorkomende type gegevens dat mensen willen bewaren. U kunt berichten voor een bepaalde tijd bewaren, maar u kunt ze ook voor altijd bewaren. Items komen minder vaak voor, maar ze kunnen net zo belangrijk zijn. Items omvatten zaken als lijsten met contactpersonen, agenda-items en taken. U kunt items voor een bepaalde periode bewaren, of u kunt ze voor altijd bewaren. Zodra u weet welk type gegevens u wilt bewaren, moet u beslissen hoe lang u deze wilt bewaren. Er zijn drie hoofdopties: 1. Bewaar voor een bepaalde tijd 2. Voor altijd bewaren 3. Verwijderen na een bepaalde tijd Elke optie heeft zijn eigen voor- en nadelen, dus u moet ze zorgvuldig afwegen voordat u een beslissing neemt. Zodra u weet welk type gegevens u wilt bewaren en voor hoelang, moet u uw bewaarbeleid opstellen. Er zijn een paar verschillende manieren om dit te doen, maar het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat u de opties begrijpt en begrijpt hoe ze werken. Een van de beste manieren om een ​​bewaarbeleid op te zetten, is door gebruik te maken van de ingebouwde opties in Office 365. Ga hiervoor naar het Office 365-beheercentrum en klik op het tabblad 'Compliance'. Van daaruit ziet u een lijst met nalevingsopties. Scrol omlaag naar het gedeelte 'Retentie' en klik op de link 'Een bewaarbeleid toevoegen'. Hiermee gaat u naar de wizard voor het bewaarbeleid. Het eerste dat u hoeft te doen, is uw beleid een naam geven. Vervolgens moet u het type gegevens selecteren dat u wilt bewaren en voor hoe lang. U kunt er ook voor kiezen om het beleid toe te passen op alle gebruikers of alleen op specifieke gebruikers. Nadat u uw keuzes heeft gemaakt, klikt u op de knop 'Opslaan'. Uw beleid wordt nu toegepast op alle gebruikers die u hebt geselecteerd. Als u het beleid alleen op specifieke gebruikers wilt toepassen, kunt u dat doen door naar het tabblad 'Compliance' in het Office 365-beheercentrum te gaan en op de link 'Retentie' te klikken. Van daaruit ziet u een lijst met al het bewaarbeleid dat is gemaakt. Zoek het beleid dat u wilt toepassen op specifieke gebruikers en klik op de link 'Bewerken'. Scrol omlaag naar het gedeelte 'Bereik' en klik op de link 'Gebruikers toevoegen'. Van daaruit kunt u de specifieke gebruikers selecteren waarop u het beleid wilt toepassen. Nadat u uw keuzes heeft gemaakt, klikt u op de knop 'Opslaan'. Uw beleid wordt nu toegepast op de specifieke gebruikers die u hebt geselecteerd.

Als je het wilt weten hoe u een bewaarbeleid voor gedeelde mailboxen toepast in Office 365, lees dan dit bericht. Het bewaarbeleid is verzameling opslagtags die bepalen hoe mappen en individuele items (zoals e-mail en voicemail) worden opgeslagen algemene brievenbus in Office 365 voordat ze worden gearchiveerd of definitief worden verwijderd. Veel bedrijfsorganisaties moeten om nalevingsredenen proactief de inhoud van hun mailboxen opslaan. Bewaarbeleid helpt u de risico's te beheersen die gepaard gaan met het verlies van informatie dat juridische complicaties kan veroorzaken.

Hoe u een bewaarbeleid voor gedeelde mailboxen toepast in Office 365

Als u een bewaarbeleid wilt toepassen op een gedeeld postvak, moet u bewaartags en een nieuw bewaarbeleid maken, de tags aan het beleid koppelen en het beleid vervolgens toepassen op het gedeelde postvak.

hoe u een zoekmachine toevoegt

Zo kan het een bewaarbeleid voor gedeelde mailboxen toepassen in Office 365 :

1. Meld u aan bij de EAC.
2. Maak persoonlijke retentietags.
3. Maak een nieuw bewaarbeleid.
4. Voeg persoonlijke tags toe aan het bewaarbeleid.
5. Pas een bewaarbeleid toe op het gedeelde postvak.

Laten we dit in detail bekijken.

1] Meld u aan bij de EAC

Meld u aan bij de EAC (https://outlook.office365.com/ecp) met uw beheerdersreferenties.

hoe je Xbox Play overal kunt gebruiken

Tip: Gebruik uw browser in privé-/incognitomodus om toegang te krijgen tot uw Exchange-beheerdersaccount. Dit voorkomt dat de browser automatisch uw huidige inloggegevens selecteert wanneer u naar de site navigeert.

2] Maak persoonlijke opslagtags

De bewaartag kan een van de volgende zijn drie soorten :

1. Standaard beleidstag (DPT) - Geldt automatisch voor de gehele mailbox.
2. Tag voor bewaarbeleid (RPT) - automatisch toegepast op de standaardmap (Inbox, Verzonden, etc.) en
3. personeelsdag – Handmatig toegepast door gebruikers op individuele items en mappen.

Met een persoonlijke tag kunt u een uitzondering maken voor een standaardbeleidstag of een bewaarbeleidstag. Als de DPT bijvoorbeeld zegt om alle items na 5 jaar te verwijderen, kun je met een persoonlijke tag een uitzondering maken voor 'meldingen' die na 7 dagen worden verwijderd.

Volg deze instructies om een ​​persoonlijke tag te maken:

wachtwoord toevoegen aan zip-bestand windows 10

1. druk op nalevingsbeheer in het linkerdeelvenster van het Exchange Admin Center-configuratiescherm.
2. Klik dan op opslag labels tabblad bovenaan de pagina.
3. U ziet een lijst met bestaande bewaartags. druk op plus (+) pictogram bovenaan deze lijst.
4. Kiezen toegepast door gebruikers op items en mappen (privé) in de vervolgkeuzelijst die verschijnt.
5. Binnenkomen Naam , vasthoudende actie, En Houdbaarheid voor tag-in nieuwe tag toegepast door gebruikers op items en mappen (persoonlijk) raam.
6. Klik op Houden knop.

Op dezelfde manier kunt u extra tags maken die aan uw beleid voor gedeelde mailboxen worden gekoppeld.

Lees ook: Wat is het verschil tussen Microsoft Office en Microsoft 365?

3] Maak een nieuw bewaarbeleid

1. Ga naar bewaarbeleid tabblad die bovenaan de pagina Compliancebeheer verschijnt. U ziet een lijst met bestaand beleid.
2. Klik op plus (+) pictogram om een ​​nieuw beleid te maken.
3. Voer het juiste in Naam voor de politiek.
4. Voeg een of meer tags toe aan het beleid (zoals beschreven in de volgende sectie).
5. Klik op Houden knop.

Lees ook: Installeer de beheerconsole voor groepsbeleid in Windows 11/10. .

4] Voeg persoonlijke tags toe aan het bewaarbeleid.

1. Klik in het venster Bewaarbeleid op het plusteken (+). Deze gaat open selecteer opslaglabels een venster met een lijst met beschikbare tags.
2. Selecteer de persoonlijke tags die je hebt aangemaakt en klik op de knop Toevoegen knop.
3. Klik dan op OK knop.

5] Pas een bewaarbeleid toe op de gedeelde mailbox.

fotostampverwijderaar

1. Klik in het linkerdeelvenster van uw Exchange-beheerdersaccount op ontvangers .
2. Klik dan op algemeen bovenste tabblad. U ziet een lijst met bestaande algemene brievenbussen .
3. Dubbelklik in het gedeelde postvak waarop u het beleid wilt toepassen.
4. druk op mailbox functies op het linkerpaneel.
5. Selecteer een beleid met behulp van de knop Bewaarbeleid val.
6. Klik op Houden knop.

Opmerkingen:

1. Alleen beheerders kunnen bewaarbeleid maken en toepassen op gedeelde mailboxen in Office 365.
2. Om bewaarbeleid op hen toe te passen, moet u ten minste 10 MB aan gegevens in uw mailboxen hebben.
3. Het bewaarbeleid duurt meestal 7 dagen voordat het van kracht wordt.
4. U kunt een of meer bewaartags maken, maar er kan slechts één bewaarbeleid tegelijk op een postvak worden toegepast. Koppel daarom alle tags die u op een mailbox wilt toepassen aan één bewaarbeleid.

Kunnen we een bewaarbeleid toepassen op een gedeelde mailbox?

Ja. U kunt een bewaarbeleid toepassen op een gedeelde mailbox met behulp van mailbox functies keuze. Deze is te vinden door te dubbelklikken op een gedeelde mailbox hieronder algemeen tabblad in ontvangers onderdeel van de EAC. Houd er rekening mee dat er slechts één beleid tegelijk op een mailbox kan worden toegepast. U moet dus alle benodigde tags koppelen aan één beleid dat u gaat toepassen op de mailbox.

Hoe wijzig ik het standaard bewaarbeleid in Office 365?

Hoe pas ik een bewaarbeleid toe op een Office 365-mailbox?

U kunt een bewaarbeleid toepassen op een of meer mailboxen in Office 365. met behulp van de EAK . Ga naar om een ​​bewaarbeleid toe te passen op één mailbox Ontvangers > Postbussen . Selecteer vervolgens de gewenste mailbox en klik op de knop bewerking bovenste icoon. druk op Postbus Eigenaardigheden links. Selecteer een bewaarbeleid in de vervolgkeuzelijst en klik op Houden knop. Om een ​​bewaarbeleid toe te passen op meerdere mailboxen, selecteert u meerdere mailboxen met Verschuiving of Ctrl sleutel. Selecteer vervolgens Geavanceerde opties > Bewaarbeleid > Vernieuwen . Selecteer vervolgens de gewenste polis in Wijs bulksgewijs een bewaarbeleid toe en klik op Houden knop.