Hoe de mailboxgrootte in Microsoft Outlook te comprimeren en te verkleinen

Als uw mailbox vol raakt, moet u deze mogelijk comprimeren of verkleinen. Hier zijn enkele tips over hoe u dit kunt doen in Microsoft Outlook. Open eerst Outlook en ga naar het tabblad Bestand. Selecteer vervolgens Opties en klik op Mail. Klik onder de kop Verzenden/ontvangen op de knop Lege prullenbak. Hiermee worden alle items in uw map Prullenbak verwijderd en wordt er ruimte vrijgemaakt. Ga vervolgens naar het tabblad Mappen en klik op Instellingen weergeven. Klik in het dialoogvenster Instellingen bekijken op de knop Mappen leegmaken. Hiermee worden alle lege mappen in uw mailbox verwijderd. Ga ten slotte naar het tabblad Bestand en klik op Opruimtools. Klik in het dialoogvenster Cleanup Tools op de knop Mailbox Cleanup. Hiermee kunt u oude of ongebruikte items in uw mailbox verwijderen. Door deze stappen te volgen, zou u in staat moeten zijn om de grootte van uw mailbox te verkleinen en te voorkomen dat deze vol raakt.

gratis bitcoin mining software windows 10

Microsoft Outlook , een client voor Outlook of een Live e-mailservice, sla e-mail en bijlagen offline op. Naarmate u e-mails ontvangt en verzendt, blijft de omvang van de database groeien. Hoewel het ervoor zorgt dat u toegang hebt tot uw e-mail wanneer u niet verbonden bent met internet, betekent het ook dat uw mailbox blijft groeien. In dit bericht leggen we uit hoe u de mailboxgrootte in Microsoft Outlook kunt comprimeren en verkleinen.

Verklein en verklein de grootte van de mailbox in Microsoft Outlook

Het nadeel van een grotere mailbox is dat het de zaken vertraagt. Iets ontdekken en zoeken kost meer tijd. Daarnaast beperken e-mailserviceproviders zoals Office 365 de maximale mailboxgrootte. Dit betekent dat u geen e-mail kunt verzenden of ontvangen, tenzij u de mailboxgrootte in Microsoft Outlook verkleint.

Waar worden alle Outlook-mailboxgegevens opgeslagen

Als u de POP- of IMAP-functie gebruikt, worden alle bestanden, e-mails, mappen, contacten enz. opgeslagen in een Outlook-gegevensbestand (.pst). Als u een Office 365-, Exchange- of Outlook.com-account gebruikt, zijn uw postvakgegevens beschikbaar in een offline Outlook-gegevensbestand (.ost). Hoewel het verwijderen van e-mails en bijlagen kan helpen als u alle informatie in een PST-bestand opslaat, comprimeert het niet vanzelf.

De notitie: We hebben nog twee manieren besproken om bestanden uit Outlook te verwijderen. Als u ze gebruikt en vervolgens handmatig de grootte van het mailboxbestand verkleint, zal dit in de toekomst helpen.

windows 10 apc index komt niet overeen

Comprimeer en verklein Outlook-gegevensbestand (.pst)

Het voordeel van een PST-bestand is dat wanneer e-mails worden verwijderd, de database automatisch op de achtergrond wordt gecomprimeerd. Het compressieproces vindt plaats wanneer u Outlook niet gebruikt. U kunt het ook comprimeren door het volgende handmatig te doen:

1. Open Outlook en verwijder ongewenste items. Bij verwijdering komen de bestanden terecht in de map Verwijderde items. Klik met de rechtermuisknop en wis het.
2. Klik op Bestand > Accountinstellingen > Account instellingen .
3. Overschakelen naar Datum bestanden tabblad. Selecteer het gegevensbestand dat u wilt comprimeren. Klik dan op Instellingen .
4. Klik op het tabblad Geavanceerd> Instellingen voor Outlook-gegevensbestanden.
5. Klik in het dialoogvenster Outlook-gegevensbestandsopties op Nu comprimeren en klik dan Prima .

Afhankelijk van de grootte van het PST-bestand kan de compressie enkele minuten duren.

Offline Outlook-gegevensbestand comprimeren en verkleinen (.ost)

Veel e-mailaccounts gebruiken een offline Outlook-gegevensbestand om gegevens op te slaan. Een OST- of offline Outlook-gegevensbestand is vergelijkbaar met een PST- of Outlook-gegevensbestand, met één uitzondering. U kunt niet importeren of exporteren naar een offline Outlook-gegevensbestand (.ost).

1. Klik bestand > Accountinstellingen, Accountinstellingen .
2. Op Datum bestanden , klik op het gegevensbestand dat u wilt comprimeren en klik vervolgens op Instellingen .
3. Klik op pictogram Geavanceerd tabblad> Opties voor Outlook-gegevensbestanden .
4. Klik in het dialoogvenster Outlook-gegevensbestandsopties op Nu comprimeren en klik dan Prima .

Gebruik een hulpprogramma voor het opschonen van e-mail

Outlook biedt een ingebouwde tool voor het opschonen van e-mail, of u kunt deze gebruiken Tool voor het opschonen van Outlook-bijlagen om te zoeken naar oude en grote berichten die kunnen worden verwijderd of verplaatst naar een PST-bestand. Het kan ook kopieën verwijderen van e-mails die conflicteren met de mailserver. Soms verwijderen we bestanden van de server, maar zijn ze nog steeds beschikbaar op de client en nemen ze ruimte in beslag.

Voer de Mailbox Cleanup Tool uit

skype hoe je een groepschat kunt dempen

1. Klik op Bestand > Extra > Postbus opruimen.
2. Selecteer Bekijk grootte mailbox, Zoek items ouder dan, Zoek items groter dan, Bekijk verwijderde itemgrootte, Lege map voor verwijderde items, Bekijk conflictgrootte of Lege conflicten om de gewenste taak uit te voeren.

Gebruik de tool voor het opschonen van gesprekken

Outlook voor Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office voor Bedrijven Outlook 2013 en andere hulpmiddel voor het opschonen van gesprekken . Gesprekken of e-mailcorrespondentie zijn hetzelfde. De 'praattool' is slim. Het evalueert de inhoud van elk bericht en als een deel van de e-mail beschikbaar is in een van de voorbeeldberichten, wordt het verwijderd.

U hebt drie extra opties om de postvakgrootte in Microsoft Outlook te comprimeren en te verkleinen

• Wissen controleert het geselecteerde gesprek.
• Folder Cleanup bladert door de geselecteerde map.
• Schone map en submappen controleert ook submappen.

Dit zijn de beste tips om u te helpen bij het comprimeren en verkleinen van de mailboxgrootte in Microsoft Outlook. Pas echter altijd op dat u niet per ongeluk belangrijke bestanden verwijdert.

Lees verder : Hoe optimaliseer en versnel Microsoft Outlook .